21/12/2020
La Cámara de Diputados
acaba de aprobar reformas a la Ley Federal del Trabajo, cuyo propósito es regular
el teletrabajo, mejor conocido como “home office”. Dichas reformas dan
mayor precisión a su definición, consistente en desempeñar actividades
remuneradas bajo la subordinación, en lugares distintos al establecimiento o
establecimientos del patrón, mediante el uso de tecnologías de la información y
comunicación
Además, establece que
se regularán las relaciones laborales bajo el capítulo que regula el teletrabajo,
en los casos en los que el trabajador permanezca más de 40% del tiempo en su
domicilio u otro lugar que elija y que sea distinto al establecimiento del
patrón. De igual manera, aclara que el trabajo a distancia que se realice de
forma ocasional o esporádica no será considerado teletrabajo.
Lo anterior se vuelve
relevante, ya que de entrar en vigor esta reforma el 1 de enero de 2021, muchas
organizaciones y empresas aún tendrán a su personal laborando bajo esta
modalidad casi al 100%, dado que algunos estados se encuentran en semáforo rojo
por la alerta sanitaria y se imposibilita el regreso a las oficinas, pues la
prioridad es cuidar la salud de las personas.
Las empresas que tengan
a sus trabajadores bajo esta modalidad se encontrarán con varios retos que
afrontar, ya que esta reforma les impone nuevas obligaciones como patrones.
1. Modificación de contratos y reglamentos
Uno de los primeros
retos para los patrones será dejar por escrito las nuevas condiciones de
trabajo mediante un contrato en el que quede asentado, entre otros datos, el
equipo e insumos que le entregue a los trabajadores, destinados a desempeñar
sus labores desde la modalidad de teletrabajo, así como los mecanismos de
contacto y supervisión, duración y distribución de horarios.
2. Modificaciones a los contratos colectivos o reglamento
interior de trabajo
De igual manera, se
tendrá el reto de negociar con los sindicatos para determinar las condiciones
de trabajo y establecer los convenios contemplados para el personal
sindicalizado que esté desempeñándose mediante teletrabajo. En caso de que no
se cuente con un contrato colectivo, se deberán incluir en el reglamento
interior de trabajo los mecanismos que garanticen la vinculación y contacto
entre los trabajadores que se desempeñen bajo esta modalidad.
3. Proporcionar el equipo adecuado
Sin duda, uno de los
mayores retos será la logística para proporcionar, instalar y encargarse del
mantenimiento de los equipos necesarios para el teletrabajo, como equipos de
cómputo, sillas ergonómicas, impresoras. Este rubro queda abierto a
muchas interpretaciones en torno a qué equipo se debe asignar. Además de las
dificultades logísticas, otro reto será el registro contable de dichos equipos,
así como su adecuado control, al estar fuera de las instalaciones o
establecimientos del patrón.
4.Pago de servicios de telecomunicación y electricidad
Otro desafío importante
para el patrón será el pago de servicios de telecomunicación (internet), así
como la parte proporcional de electricidad.
Este punto genera
varias interrogantes, desde cómo se realizará el pago a los trabajadores, si en
especie o en efectivo, hasta cómo se documentará para demostrar a las
autoridades fiscales y de seguridad social que no se trata de un sobresueldo,
sino que, efectivamente, es un pago para el cumplimiento de esta nueva
obligación. Entre otras preguntas por responder, destacan: ¿qué registros se
deberá llevar para su deducibilidad? Y, ¿de qué manera se determinará la parte
proporcional de electricidad?
El reto conlleva un
mayor alcance, ya que no solo se refiere a los costos de telecomunicaciones y a
la parte proporcional de electricidad; en realidad la reforma establece que el
patrón deberá asumir los costos derivados de la modalidad de teletrabajo,
incluyendo los antes mencionados. Esta disposición abre la puerta a más
interrogantes y al alcance que tendrán dichos costos, que puede ser muy extenso.
Para los patrones es
necesario que las autoridades laborales sean claras, específicas, y homologuen
las nuevas disposiciones con las leyes fiscales y de seguridad social para
evitar malentendidos o, inclusive, abusos que lleven a no pagar los impuestos y
las cuotas de seguridad social correctamente.
5. Derecho a la desconexión
Se considera incorporar
el derecho a la desconexión de los colaboradores en la modalidad de teletrabajo
al término de la jornada laboral. Sin embargo, ¿realmente la gente ejercerá
este derecho en un momento de crisis como el actual en el que el temor a perder
el empleo es una constante? En este contexto, ¿qué cambios deben darse en los
estilos de liderazgo para evitar que quien tiene personal a su cargo respete
ese derecho, y como será monitoreado su acatamiento?
En la encuesta Gestión
de Talento ante nuevos esquemas de trabajo KPMG 2020, realizada por KPMG en
México, el 72% de los encuestados resaltan que el principal requerimiento para
la adopción del trabajo a distancia son los lineamientos y condiciones de este,
por lo que acordar horarios definidos para laborar y desconectarse será una de
las tareas pendientes para las organizaciones y sus líderes.
6. Capacitación
Respecto a la
capacitación se establece que es necesaria para garantizar la adaptación,
aprendizaje y el uso adecuado de las tecnologías de la información en la
modalidad de teletrabajo, con especial énfasis en aquellas que cambien de
modalidad presencial a virtual.
Los resultados de nuestro estudio El futuro
de Recursos Humanos en la nueva realidad confirman que, ante nuevos modelos
de trabajo como este, 72% de los encuestados consideran importante el reskilling
(desarrollar nuevas competencias) de la fuerza laboral, de los cuales 77% planea
desarrollar y ampliar las habilidades digitales de hasta 30% de su personal
durante los próximos dos a tres años.
La estrategia y los
planes de capacitación serán clave para lograr cubrir el gran número de
colaboradores que se encuentran laborando en este esquema, así como para asegurar
su aprovechamiento del tiempo y la inversión destinada a su desarrollo.
7. Promover el equilibrio de la relación laboral
Un aspecto no menos importante,
pero complejo de implementar, es la promoción del equilibrio de la relación
laboral de los colaboradores en la modalidad de teletrabajo, a fin de que gocen
de un trabajo digno, decente y con igualdad de trato en cuanto a remuneración,
capacitación, formación, seguridad social, acceso a mejores oportunidades
laborales y demás condiciones de los trabajadores en la modalidad presencial.
Además,
se requiere perspectiva de género para que les sea posible conciliar la vida
personal, equilibrando esta con su disponibilidad durante la jornada laboral en
la modalidad de teletrabajo.
La propuesta de valor para
el colaborador trabajando a distancia debe revisarse de forma integral,
atendiendo las necesidades particulares de este esquema, no solo para cumplir
con lo previsto en la reforma, sino porque hacerlo será una forma de vivir los
valores organizacionales, cuidando al talento, mejorando su compromiso y
brindando las condiciones que los hará más productivos y eficientes.
Los resultados de Gestión
de Talento ante nuevos esquemas de trabajo KPMG 2020 nos demuestran que
ante nuevos modelos de trabajo como el home office, 19% de las
organizaciones se encuentran en un proceso de análisis para la creación de
nuevos beneficios o prestaciones que ayuden a solventar los gastos de los
colaboradores en la “nueva realidad” del trabajo a distancia.
Este análisis ha
obligado a las organizaciones plantearse preguntas como: ¿cuáles son las nuevas
necesidades de mis colaboradores?, ¿cómo puedo ayudarles para que su
productividad trabajando a distancia no disminuya?, ¿qué herramientas o
compensaciones debo proveerles para evitarles riesgos ergonómicos o gastos que
anteriormente no tenían?
Lo cierto es que los
líderes de Recursos Humanos ya se encuentran realizando análisis, y 74% de los
encuestados en que están analizando la creación de nuevos beneficios o
herramientas, ya contemplan dar ayuda para compra de mobiliario de oficina para
el hogar; 63% analiza dar ayuda para gastos internet o pagarlo, y 28% evalúa
eliminar o replantear la ayuda de comedor, mientras que 22% se replantea el
otorgamiento de vales de gasolina y ayuda de transporte de acuerdo con Gestión
de Talento ante nuevos esquemas de trabajo KPMG 2020.
Sin duda, todo lo
anterior traerá retos a las organizaciones en cuanto al cumplimiento de sus
obligaciones fiscales y de seguridad social, al tener que diseñar cambios en
sus políticas de entrega de herramientas y compensaciones. Adicionalmente,
tendrán que responder diversas preguntas como: ¿la entrega de estas nuevas
ayudas son una herramienta o una ayuda?, ¿se entregarán en especie o en
efectivo?, ¿para efectos de deducibilidad qué controles internos se deben diseñar
a fin de comprobar dichos gastos?
Esta “nueva realidad”
hace necesaria una reforma laboral para reglamentar el home office en el
largo plazo, de acuerdo con 85% de los encuestados; además, 46% de ellos opinan
que se debe regular lo relacionado con los paquetes de compensaciones y
remuneraciones.
El reto consiste en
entender cómo se llevarán a la práctica las disposiciones consideradas y el
ejercicio de los nuevos derechos y obligaciones derivados del teletrabajo.
La redefinición y actualización de reglas,
lineamientos, procesos y comunicaciones requerirán de la participación
articulada y armónica de diversas funciones al interior de las organizaciones,
para implementar con éxito los cambios necesarios, utilizando un enfoque
multidisciplinario.
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