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12/3/2019
¿Qué
tan importante e impactante es tener una junta mensual de seguimiento de los
resultados de la empresa? Mucho, y más cuando se hace de una manera
profesional.
Las
juntas son convocadas por el director general de la compañía, son para ver
temas de estrategia y con su equipo de primer nivel que le reportan
directamente. Si la junta es de 8 o 9 personas, sí hay que revisar el
organigrama, porque no tendrá el efecto deseado.
Un
factor común de esta junta es que la información deberá de ser revisada con el
director general y quién va a presentar resultados primero. Después que ya vio
toda la información de la presentación, hay que compartir el contenido con el
resto del equipo directivo. Esto con la finalidad de que no existan sorpresas
entre los integrantes del equipo.
La
manera de presentar los resultados de cada área deberá ser en un formato único,
y que sea consistente, enfocada solo mostrar los resultados de la estrategia,
ya que no deberá ser una junta informativa y menos descriptiva (sin dar
detalles).
Desde
un principio; Sra. y Sr. empresario si desea profesionalizar sus juntas
mensuales enfocadas a los resultados, deberán tener las reglas claras, como
puntualidad a la hora que empieza y termina, una junta que dure más de 2 horas
ya no es efectiva y que no haya elementos destructivos, como celulares.
Es
importante designar a una persona que realice la minuta, que lleve el tiempo de
cada ponente y, sobre todo, que deje asentados para todos los acuerdos, para
que en la siguiente junta se le dé seguimiento.
En una
junta es muy importante que el director visualice que al término de la sesión, todos
tengan claro en qué van a trabajar o en qué deben enfocarse para alcanzar el
resultado del siguiente mes.
Así que
los líderes de cada área deben cuestionar a los directores de otras: ¿Qué
necesitamos hacer para…? Por ejemplo, si perdimos dos puntos porcentuales en
ventas contra lo esperado, el compromiso para el director de ventas será aportar
soluciones para que ganar esos 2 puntos.
El área
de Finanzas es la que inicia su presentación. La persona que lleve finanzas no
se complique en revisar todo los estados de resultados y el balance general,
con tener bien claro los siguientes aspectos, será suficiente:
- Ingresos
netos
-Margen
- Flujo
Operativo EBITDA (Earnings
Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization, por su definición en
inglés)
-
Rendimiento
- Capital
de trabajo
Son 5
indicadores financieros que deben presentarse por acumulado (por ejemplo desde
enero a la fecha en que se presente), comparado contra el mismo periodo del año
anterior y comparado contra lo que presupuestó.
Sin
duda habrá que analizar, dependiendo del tipo de industria, competencia,
mercado, las razones que afectan al inventario e indicadores de riesgos.
Otra
recomendación es que generalmente en la junta mensual hay integrantes de la
familia de los accionistas, así que de manera profesional, cada uno deberá
adoptar su posición operativa en la empresa. Por la misma razón no se deberá
tocar temas de familia ni de accionistas.
Y la
parte final, y la más importante, de estas juntas mensuales de resultados es llegar
a acuerdos y darles seguimiento.
Algunas personas quieren que algo ocurra,
otras sueñan con que pasará y otras hacen que suceda. Michael Jordan
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