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Opinar para construir

Luis Gerardo Inman Peraldi



Juntas productivas

25/4/2017

En la actualidad pareciera que con la tecnología estamos más ocupados en llevar y traer más información. Por ejemplo, con los modelos de celular, que están equipados con “todo”, queremos estar atentos y pendientes de todos y de todo.

En el ámbito empresarial existe formalmente una herramienta denominada “Junta”; herramienta que nos sirve para intercambiar información y, sobre todo, para darle seguimiento a proyectos en marcha. Veamos los requisitos para una junta efectiva, ya sea antes, durante y después.

El anuncio o aviso de la junta generalmente se hace por correo electrónico. Si usted, señora y señor empresario tiene una microempresa puede ser convocada por escrito o verbalmente con anticipación, previendo que la hora de la junta no tenga tanto movimiento de clientes internos o externos.

En el comunicado deberá llevar claramente el asunto o tema a tratar, lugar y duración de la junta. Llegada la fecha, la puntualidad es básica y por respeto a los que llegan puntuales, empezar de inmediato. Durante la junta son importantes disponer de hojas y pluma, por si hay que tomar nota de algo que no pueda retener tu cabeza.

Es muy cuestionable que el uso del celular esté restringido. Sin embargo, debe estar en modo silencioso para evitar contestar la llamada, ya que esto distrae bastante al resto del equipo.

Ya en el desarrollo de la junta seguramente habrá muchos comentarios, y eso es el punto fuerte de la junta, solo que los comentarios deberán estar direccionados al tema que se convocó. Si algún comentario es valioso, se apunta y se verá en otra junta.

La junta, para que sea efectiva, no deberá durar más de una hora. Unos minutos antes de terminar, el líder o el encargado de llevar la junta hará un resumen con los puntos principales y preguntará: ¿Está claro? ¿Alguna duda?

Momentos después de que la junta terminó hay que redactar la minuta o acuerdos a los que se llegaron y se acordaron en la misma junta. Es buen detalle, agradecer la asistencia y ahí mismo sutilmente se darán cuenta quién no asistió.

¡Señora, señor empresario, que no se quede la sensación de que un colaborador entró y salió de la junta sin nada! No lo permita.

También hacer lo posible para evitar el hábito de realizar varias juntas y de forma muy seguidas, para no caer en lo denominado “juntitis”.

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